Czym jest nota korygująca i kiedy jej użyć?
Nota korygująca to dokument księgowy, który służy do poprawiania błędów formalnych na fakturach VAT. Nie mylmy jej z fakturą korygującą, która poprawia błędy merytoryczne (np. cenę, ilość towarów). Nota korygująca naprawia pomyłki takie jak błędny adres, NIP, nazwa firmy, data wystawienia (ale nie data sprzedaży!), czy też inne drobne uchybienia, które nie wpływają na wartość transakcji. Wystawienie noty korygującej pozwala uniknąć konieczności wystawiania faktury korygującej, co w niektórych przypadkach może być bardziej skomplikowane.
Jakie informacje powinna zawierać poprawna nota korygująca?
Prawidłowo wystawiona nota korygująca musi zawierać kilka kluczowych elementów. Po pierwsze, musi zawierać słowo „NOTA KORYGUJĄCA” w tytule. Następnie, powinna zawierać dane wystawcy noty oraz dane odbiorcy faktury, której dotyczy korekta. Istotny jest numer i data wystawienia faktury pierwotnej, której błędne dane są korygowane. Najważniejszą częścią jest jednak dokładne wskazanie, które dane na fakturze są błędne oraz jakie są poprawne dane. Nota korygująca musi być podpisana przez wystawcę (czyli nabywcę towaru lub usługi) oraz potwierdzona przez wystawcę faktury (czyli sprzedawcę). Brak podpisu sprzedawcy może podważyć ważność korekty.
Kiedy NIE można użyć noty korygującej?
Istnieją sytuacje, w których użycie noty korygującej jest niedopuszczalne. Nie można za jej pomocą poprawić błędów dotyczących cen, stawek VAT, ilości towarów, czy też wartości transakcji. W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Ponadto, noty korygującej nie można użyć, gdy pomyłka dotyczy daty sprzedaży – ta informacja musi być poprawna od razu na fakturze pierwotnej. Zastosowanie noty korygującej w niewłaściwy sposób może skutkować problemami z rozliczeniem podatku VAT.
Wystawianie noty korygującej – krok po kroku
Proces wystawiania noty korygującej jest stosunkowo prosty. Nabywca towaru lub usługi, po zauważeniu błędu formalnego na fakturze, sporządza notę korygującą zawierającą wszystkie niezbędne informacje (wspomniane wcześniej). Następnie, przesyła ją do sprzedawcy w celu uzyskania jego podpisu. Po otrzymaniu podpisanej noty korygującej, nabywca załącza ją do faktury pierwotnej. Ważne jest, aby zarówno nabywca, jak i sprzedawca zachowali kopię noty korygującej dla celów księgowych.
Potwierdzenie noty korygującej przez sprzedawcę
Potwierdzenie noty korygującej przez sprzedawcę jest kluczowe dla jej ważności. Brak podpisu ze strony sprzedawcy może skutkować uznaniem noty korygującej za nieważną, co z kolei może prowadzić do problemów z rozliczeniem podatku VAT. Dlatego też, nabywca powinien dołożyć wszelkich starań, aby uzyskać podpis sprzedawcy na nocie korygującej. Można to zrobić poprzez wysłanie noty listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, co stanowi dowód próby uzyskania potwierdzenia od sprzedawcy.
Nota korygująca a faktura korygująca – różnice i zastosowanie
Jak już wspomniano, nota korygująca i faktura korygująca służą do różnych celów. Nota korygująca poprawia błędy formalne, a faktura korygująca koryguje błędy merytoryczne. Ważne jest, aby prawidłowo rozróżniać te dwa dokumenty i stosować je w odpowiednich sytuacjach. Użycie niewłaściwego dokumentu może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych.
Darmowe wzory noty korygującej i gdzie ich szukać
W internecie można znaleźć wiele darmowych wzorów noty korygującej. Warto jednak upewnić się, że wzór, który wybieramy, jest aktualny i zawiera wszystkie niezbędne elementy. Można szukać takich wzorów na stronach internetowych biur rachunkowych, w poradnikach podatkowych, a także w programach do faktur. Korzystanie ze sprawdzonego wzoru ułatwia wystawienie poprawnej noty korygującej.
